Dokumentarkivering. Hvordan sømmes dokumenter riktig?

Før du begynner å jobbe med dokumentasjonen, trenger du mestgrundig bekreftelse med det store antallet nødvendige instruksjoner om problemene med dokument sirkulasjon og rekordbehandling. Disse standardene er ganske komplekse og inneholder et stort antall alle slags små detaljer og nyanser. Slik syr du dokumenter til hjørnet? Hva inneholder vedlagte inventar? Er det mulig å arkivere regnskapsdokumenter med en termobindende maskin? Begynnestyreren har noe å bryte hodet på.

Trivial virksomhet?

Ved første øyekast, prosedyren for innlevering av en sak ogå sette det i arkivet er ganske enkelt, men praksis viser det motsatte. Ved brudd på noen av reglene for registrering, vil denne institusjonen nekte å godta dokumentet som blir overlevert, og du må starte alt arbeidet igjen. Hvis slike situasjoner allerede har skjedd i ditt liv, les vår artikkel - vi vil prøve å forstå dette problemet.

Hvorfor arkiverer de dokumenter? Er det noen standarder som styrer denne prosedyren? Ja, og det er mange av dem. Vi snakker først og fremst om de metodiske anbefalinger om saksbehandling, som ble vedtatt i desember 2009, rekkefølgen på Statsarkivet. I andre sving - på GOST 51141, dedikert til å arkivere virksomhet og kontoradministrasjon og inneholder alle nødvendige definisjoner og begreper. I tillegg er det andre juridiske normer, i henhold til hvilken det kryssbundne dokumentasjon.

La oss starte med dekselet

Hvis teatret begynner med en henger, så vårprosedyre - ikke annet enn fra omslaget. Og valget av papp "skorpe" - en av de første oppgavene som er i ferd med å "pakke" dokumentet. Ved første øyekast, vil du ikke finne forskjellen mellom de mange eksisterende deres varianter. Men etter å ha sett smalt, vil du forstå at dekslene er standard, ikke-standardiserte, og brukes også til langtidslagring.

Ofte finner du et standard dekselformatet er 229x324 mm. Den brukes i alle tilfeller når ark med standardstørrelse er sydd. Hvis dokumentet av visse grunner har et ganske spesifikt utseende og parametere, kreves en ikke-standardversjon av dekselet. Den siste typen refererer til den der dokumentene skal lagres i 25 år eller mer.

I henhold til lovgivningen, slike dekkerlaget kun av solid papp på grunn av betydelig arbeidslivet. Tiltak bør iverksettes for å bevare den riktige dokumenttype og dets egnethet for bruk etter en alvorlig periode. Dokumenter som er beregnet for levering i State Archives, som er lagret i et deksel laget av et materiale slik som syre-fri papp.

La oss snakke om ark nummerering

Før du legger inn korrekt arkiveringsdokumentertråd, de må alle stables i riktig rekkefølge. Etter det blir nummereringsprosedyren utført ved hjelp av en enkel, enkel blyant. Hovedregelen her er å nummerere arkene, ikke sidene i dokumentet. Et arabisk tall er plassert på hvert ark i øvre høyre hjørne. Samtidig er våre karakterer ikke forpliktet til å "krype" inn i teksten. Den generelle nummereringen av ark inkluderer ikke oversikten over dokumenter.

Hvilke finesser er der i nummereringsprosessen? Hvis antall dokumenter som skal vedlegges, inneholder et brev eller flere av dem, først er konvolutten nummerert, deretter vekselvis - hver av arkene vedlagt den. Hvis antall innkommende enheter er over 250, er det vanlig å dele det i flere volumer. Hver av dem har sin egen nummerering.

Inne i arkivfilen kan det væredokumenter som har egen egen nummerering av sider, for eksempel publisering av tidsskrifter. Men, arkivering saken i arkivet, blir de nummerert blant andre uten å forstyrre den generelle orden.

Hvis det vedlagte arket har et stort format, er detDet er vanlig å utfolde og sette tallet til høyre i øvre hjørne. Det bør være mulig å få tilgang til teksten. Hvis på hver av arkene er separate fragmenter festet med umuligheten av deres frakobling, blir hele den samlede bunten nummerert som en. Det er alltid nødvendig å lage en oversikt over hver av limene, som er gjort på baksiden eller på ledig plass. Henvisningen til det innpakkede dokumentet må være til stede i innskriften eller i notatene til den generelle beholdningen med angivelsen av navnet. Ofte er slike frilansinvesteringer sjekker, utdrag eller fotografier.

Korrigering av feil og oversikt over dokumenter

I tilfelle av noenIkke for alvorlig feil (for eksempel mangler et par ark), i stedet for å omnummerere hele oppstillingen, kan du igjen bruke bokstavbetegnelsen. Tallene på de andre arkene endres imidlertid ikke. Eliminering av slike feil er kun mulig i samråd med arkivets ansatte. Hvis det oppdages grove feil, skal dokumentet nummereres på nytt. De gamle tallene krysses så nøye som mulig og legger til nye. I dette tilfellet blir den fornyede nummereringen igjen bekreftet av en ordentlig inskripsjon.

Uten inventar vil du ikke motta noen arkivvirksomhet. Informasjonen i den, for navnet på dokumentet, dato for tegning, merknader og direkte en tabell som viser serienummeret på ark, antall sedler og (om nødvendig). Fullført all informasjon om antall dokumenter i form av tall, dupliseres ord, så alle kontrasignert av Clerk med detaljer Navn

Slik setter du riktig dokumenter med tråder

Starte tverrbindingsprosedyren,sørg for at alle nødvendige materialer og verktøy er til fingertuppene. I tillegg til det faktiske arbeidet, trenger du en ål, en nål, en papp for arkivering av dokumenter og spesielle tråder. Som sistnevnte er fylt med en bankgarn, strenger eller gjennomborede tråder L-210. Sistnevnte variasjon brukes oftest til kontorarbeid.

I begynnelsen av arbeidet, noenklips og andre metallobjekter, så arkene i filen brettes i en jevn, fin fot. På venstre side i feltområdet er det laget tre hull med en nål eller en ale. Å plassere dem er best i midten av ledig plass, som er ment å være til venstre for innrykk, det vil si i en avstand på omtrent en og en halv centimeter. Denne merknaden er viktig, fordi ellers vil det være vanskelig å lese dem etter arkiveringsdokumenter.

Tips for bekvemmelighet

Hvis de glatte kantene til hullene er for degav grunnleggende betydning, ta en slag. Men husk at for mange ark av det er for tøft for ham. Pass på at alle tre hullene er jevnt fordelt og avstand på 3 cm fra hverandre. Den midterste skal falle på midten av siden.

For å forhindre skade på tittelsiden ogKollapsen av virksomheten anbefales ofte på forsiden og baksiden av bryggen på plass med kartongstrimler. En tråd vil bli sendt gjennom den. Den vanlige størrelsen er 70 cm, men i hvert tilfelle avhenger det av tykkelsen på stabelen.

Slik sys 3 hull

La oss citere innholdet i algoritmen for en slik arkiveringdokumenter. Først går nålen gjennom midten av hullene, med enden av tråden som er igjen på undersiden. Da bør du sette den i øvre hull. Som et resultat blir begge ender av det lagt på en stakk av gjennomborede ark. Nålen trekkes gjennom hullets nedre og vi trekker tråden på forsiden. Deretter senker du igjen nålen i midthullet. Dermed ble tråden trukket gjennom alle de nødvendige hullene, hvoretter begge ender er festet på baksiden av dokumentet med en sterk knute. Tipsene er ca 5 cm lange.

Direkte på knuten limes et stykke papir med en muntlig innskrift. Nedenfor vil vi vurdere teknologien i sin produksjon.

Dokumentet kan sys med 4 hull. Hvordan gjør du dette? Prosedyren er ikke i det hele tatt komplisert. Fire hull bryter vertikalt symmetrisk med arrangementet på en enkelt akse. Etter å ha forlatt tråden fra baksiden av det første hullet, sysøm masker og bind deretter knuten på samme måte som beskrevet ovenfor. Fastvaren må dupliseres to ganger for å sikre styrke og pålitelighet.

Bekreftelsesbrev

Det neste trinnet etter nummerering og fastvare -leverer vår sak med en muntlig påskrift. Hva er det Dette klistremerket størrelse 4x6 cm med teksten "satt sammen og nummerert ark ..." (deres tall er angitt med et nummer, og ord). Deretter angis posisjonen til den ansatte som arkiverte dokumentet med datoen og personlig signatur. Hvis godkjenning er påkrevet av et segl, må dette også nevnes. Innskriften er klistret over knuten vi har strikket, og hvis ender må forbli fri. Signaturen er satt på slutten av hele prosedyren, når limet allerede er tørt. Dette er gjort for å hindre at det sprer seg. Utskrift (hvis tilgjengelig) plasseres på arket, delvis på selve innskriften.

Og først etter at saken er sydd, nummerert, forseglet med signatur og stempel, kan den sendes til arkivet.

Hengivenhet til den ordlyste påskriften må væreseriøs og oppmerksom. Det er hun som er dokumentasjonsbeviset for sakens ukrænkelighet. Ved brudd på integritet eller forspenning kan dokumentet ikke aksepteres av kontrollorganene, eller det kan bli utfordret i retten.

Hva og hvorfor vi stikker

Alle dokumenter må være sydd sammen,gjenstand for overgivelse til arkivet eller til noen av de kontrollorganer som skattekontrollen, pensjonsfondet og mange andre tilhører. Du kan ikke sette dokumenter limt sammen eller stiftet med en stiftemaskin. Som det allerede var nevnt, vil du ganske enkelt ikke godta det i tilfelle av uoverensstemmelse med normer for registrering.

En slik prosedyre er hovedsakeligdokumenter av bemanning og regnskap. De av dem, papirarbeid for hvilke ferdigstillelse, et år senere å bli deponert i arkivene til organisasjonen eller bedriften. I spesielle arkivinstitusjoner overføres saker med tidligere rettslige perioder. Det bestemmes av loven, avhengig av type dokument. For eksempel må minst 75 år lagre notisregister, bøker med økonomisk regnskap og dokumenter med informasjon om personell.

Holdbarheten til design tegningene er myemindre - bare 20 år. Fotodokumentasjon er tatt i 5 år. Arkivinstitusjoner er gjenstand for overgivelse av bedrifter, både offentlige og private foretak. Samtidig er oppgaven med en ikke-statlig struktur å inngå en kontrakt med Forbundsarkivstjenesten om dette.

Det bør huskes at retten til å sette inn dokumenterBare den ansatte som har denne plikten, er registrert i stillingsbeskrivelsen. Ved dårlig tilkobling av dokumenter venter det visse sanksjoner på deg, spesielt hvis det er endringer eller mangel på visse viktige ark.

La oss gå tilbake til bindemiddelteknologiene

Fremgangsmåten for tverrbinding beskrevet ovenfor er egnet både forarkiv, og for skatteinspeksjon. Men arkivering av regnskapsdokumenter, lagret i lang tid (mer enn 10 år), bør være spesielt sterk - oftere på 5 hull. Verifiseringsinnskriften er laget på et spesielt vevpapir for å tydelig se noden under etiketten, og det var ingen tvil om dokumentets integritet.

Hvis i et kontormiljø, er hullene hulletkonvensjonelle brevpapirpunchere, og om nødvendig å gjøre store mengder papirdokumentasjon (for eksempel i trykkerier), bruk profesjonelt utstyr i form av papirboremaskiner eller bindingsmaskiner. Slike mekanismer har en alvorlig kapasitet og kan enten være manuelle eller elektrisk drevne.

Maskin mekanisme

I hjertet av disse systemene eller maskinene er den klassiskemetode ved bruk av fjærer. En slik bindende maskin er utstyrt med en perforeringsanordning. En annen mekanisme av dokumentet på spyd fjær av plast, hvoretter toppen og bunnen av enheten lagt kartong eller plastdeksler.

Fordelen med en bindende maskin ermuligheten for å feste svært voluminøse dokumenter. Tykkelsen av blokken kan nå opptil 500 sider. Og også - muligheten til å slette eller legge til sider og ark i et allerede interlaced dokument. Ulempene er ganske alvorlig arbeidskraft og ikke for høy styrke.

Hvis bindingsmaskinen for arkivering av dokumenterutstyrt med metallfjærer der et bestemt trinn er satt og hullene stanses i henhold til det, legges papirblokkene på en fleksibel fjær laget av stål, som deretter komprimeres og lukkes. Fordeler med enheten med metallfjærer - i en mer presentabel sluttform og økt pålitelighet i forhold til bindingen av fjærer laget av plast. Men du kan ikke sette inn eller fjerne ark uten skade.

I tillegg til fjærer finnes det enheter somprinsippet om å binde til en plast kam hvis tennene er krøllete. Det er også en binding på spiralen, som vi vet fra kalenderen kalendere, notatbøker og dagbøker. Etter perforering av hullene i dem blir en spiralvind (3-4 manuelt, resten automatisk).

Fremgang står ikke stille

Hva er termisk binding? Dette er en moderne dokumentbindingsmaskin, hvor en hurtig og endeløs forbindelse er mulig. Ved hjelp av termobindende maskiner er det mulig å fylle ut et stort antall materialer, samt lage enkeltkopier. Dette alternativet er spesielt egnet for utsendelse av rapporter, kontrakter og reklamemateriell.

En maskin fungerer for denne typen bindende medbruk av termo-sprekker og termiske ark med forskjellige farger og størrelser. Avhengig av antall ark i saken velges et termisk deksel av en bestemt tykkelse, og alt settes sammen i apparatet. Innsiden av enden av dekselet er smurt med et lag av polymerlim. Maskinen er utstyrt med et varmeelement, på grunn av hvilken denne polymeren smelter, og alle arkene er loddet inn i det varme laget.