Automatisering av dokument sirkulasjon i bedriften. Dokumenthåndtering og dokumentstyringsprogram

Automatisering av arbeidsflyt er aet mål som nesten alle moderne bedrifter utveier. Selv små bedrifter jobber med en masse ulike dokumenter, inkludert brev, budsjetter, fakturaer, kontrakter og alle slags krav. Det er derfor at praktisk talt alle moderne organisasjoner forsøker å bruke et slikt tiltak som automatisering av dokument sirkulasjon, noe som sikrer datasikkerhet og sikkerhet, det enkle å søke og lagre ulike opplysninger, samt maksimal optimalisering av tiden som er nødvendig for harmoniseringen.

Hvorfor er dette nødvendig?

Praktisk i alle selskaper, bruker ansattemye tid for å finne den riktige informasjonen, og statistikk forteller at det tar omtrent halvparten av arbeidstiden. Det skjer også at du må gjenskape på nytt i stedet for å påføre noen dokumenter som eksisterer "et sted". Det er en standard er en situasjon der den opprinnelige teksten i en traktat er advokat i datamaskinen, og posteringer på verdipapirene som følger med gjennomføring av kontrakter henrettet i regnskapssystemet, er regninger og handlinger som finnes i økonomiavdelingen i papirform, og korrespondanse vedrørende gjennomføringen av avtalen arbeider er i de elektroniske postkassene til ansatte. En slik "viltvoksende" informasjon er ekstremt skadelig for sikkerhet, integritet og konsistens, det er i slike tilfeller at automatisering av arbeidsflyt blir presserende.

Ved å introdusere spesialiserteinformasjonssystemer de fleste problemene er løst. Noen budsjetteringssystemer gir for eksempel mulighet til å opprette et system med sammenhengende budsjetter med den påfølgende opprettelsen og lagringen av forskjellige versjoner av slike dokumenter, samt å angi statusene sine. Dermed er problemet med budsjettdokument sirkulasjon delvis løst ved hjelp av slike systemer.

Ikke glem det modernebudsjettramme, samt regnskap og ERP-system i det overveldende flertall av tilfellene arbeide med strukturert informasjon, dvs. den type data som kan opprettes og lagres i en tabellform. Ifølge de fleste eksperter, den totale mengden av data av alle moderne forretnings strukturert informasjon gir bare 20%, mens resten inkluderer e-post, tekstdokumenter, ulike rapporter om forhandlinger og møter, bilder osv Ganske ofte, uten å gjennomføre studier ustrukturert informasjon rett og slett ikke er mulig å foreta en normal vurdering kontektsta, som allerede er til stede strukturert. Lagring, innsamling og etterfølgende behandling av slike data er tilveiebrakt ved anvendelse av de tiltak som er arbeidsflyten, og innholdsadministrasjonssystemer informasjonsselskap.

Hva er det

Bruke det elektroniske dokumenthåndteringssystemetsørger for organisering av samspill mellom ansatte i en organisasjon på grunnlag av innleverte dokumenter. Igjen, i 1C, sørger dokument sirkulasjon for å skape dokumenter, muligheten for bevegelse gjennom organisasjonen, og beholder også kontroll over utførelsen av dokumenter og prosesser som er beskrevet med deres hjelp. Dermed gir elektronisk dokumentstyring selskapet et stort antall fordeler, og oversetter sitt arbeid til et nesten nytt nivå.

Hvert eget dokument i slike elektroniskeSystemet er preget av tilstedeværelsen av et stort sett av rekvisitter som utvetydig karakteriserer det (ganske ofte er det vanlig å kalle slike settkort). Kortet kan inneholde en rekke opplysninger, inkludert typen dokument, datoen for dannelse og endringer, forfatterens navn, samt lagringsplass og mye mer. I fremtiden vil dokumentstyringssystemet sørge for lagring og gjenfinning av nødvendig dokumentasjon i samsvar med kravene angitt i dette kortet.

muligheter

Elektronisk dokumentadministrasjon gir organisasjoner ikke bare mange fordeler, men åpner også mange nye muligheter, noe som også er viktig.

Sentralisert styring

Uansett hvor storer et foretak, gjør dokumentstyringssystemet deg i stand til raskt å endre formene for dokumenter som sirkulerer på den. For eksempel, for å endre skjemaet for en søknad om eventuelle kostnader til ulike ansvarssentre, er det nok å foreta visse korreksjoner til malmen i programmet som allerede er lagret i systemet. Deretter vil ansatte som fyller ut slike søknader, ikke lenger kunne bruke dokumentasjonen til den gamle form, siden søknaden er fullført og overført gjennom dette systemet.

Støtte for dokumentasjon livssyklus

Hvert dokument som skal overgis ogbearbeidet i enhver bedrift, uten feil passerer flere etablerte stadier. For eksempel, hvis vi snakker om bedriftsbudsjettet, må det først utarbeides, og deretter godkjennes og implementeres på bestemte tidspunkter. Deretter analyseres ulike faktiske og planlagte indikatorer for dette budsjettet nøye og sendes til arkivet. I 1C gir dokumentsirkulasjonen tilstrekkelig kontroll over dokumentasjonens livssyklus, tatt i betraktning de grunnleggende kravene i bedriftsmiljøet, samt de ulike lovlige normer og industristandarder for selskapets virksomhet.

team~~POS=TRUNC

Elektronisk dokumenthåndteringssystemgir en mye enklere organisering av kollektivt arbeid på dokumenter, og det kan involvere fagfolk som er i forskjellige kontorer eller til og med i forskjellige byer.

Systemet lagrer et stort antallversjoner av samme dokument, i tillegg til direkte og endre, kan de kommentere dataene, det vil si legge til dem noen kommentarer og notater, uten at det påvirker den grunnleggende informasjon, som han må levere.

konfidensialitet

Et viktig trekk ved slike systemerer det i samme 1C, kan arbeidsflyten bli signert gjennom en spesiell elektronisk signatur med etterfølgende kryptering. Takket være dette kan du, hvis det er nødvendig, ikke bare bekrefte ektheten av denne eller den aktuelle informasjonen, men også unikt bestemme forfatteren, samt å oppnå den mest effektive sikkerheten for lagring av ulike data.

ruting

Hvis det elektroniske dokumentstyringssystemetden ansatte som deltar i etableringen av visse verdipapirer må nødvendigvis forstå hvem som er best egnet til å overføre disse verdipapirene. Elektronisk dokumentadministrasjon på bedriften lar deg automatisk overføre data til rett person.

Ruting selv er gratis ogstramt. Free gir en mulighet til å dokumentere retning av absolutt alle mottakere som er hensiktsmessig, mens den stive gir den mest nøyaktige regulering, men i spesielle tilfeller handlingen av pre-installert i systemet dokumentasjon av trafikkregler kan være litt pause (for eksempel hvis du trenger å sende utkast til dokument for gjennomgang til noen utenfor spesialist).

Tilgangskontroll

Det er flere alternativer for hvordan man skiller mellommyndighet for ulike ansatte i selskapet når det gjelder dokumenthåndtering. Dermed kan moderne metoder for arbeidsflytautomatisering gi deg full kontroll over dataene, begrense muligheten til å redigere eller tillate bare å vise eller annotere noen filer. Dette forenkler arbeidet med ulike data sterkt, og det som er viktig er at det blir mye mer sikkert.

integrering

For å sikre maksimal integritetinformasjon som sirkulerer i et bestemt selskap, elektronisk dokumentadministrasjon hos bedriften gir integrasjon av det etablerte systemet med andre - økonomisk, produksjon, analytisk, etc. På grunn av slike integrasjonsmuligheter blir moderne dokumentstyringssystemer ofte brukt som en slags kobling mellom flere typer programvare.

Dokumenter fra alle systemer logisk relatert tilDenne informasjonen kalles vanligvis en kontekst. Det kan inkludere innholdet i papir eller elektronisk korrespondanse, fakser, betalingsdokumenter, minutter med hendelser, video- eller lydopptak og mange andre opplysninger. Kontekst til dokumentet kan legges til manuelt eller fullstendig automatisere denne prosessen avhengig av innstillinger og behov i håndboken.

For eksempel kan den moderne system for automatisering av arbeidsflyten i ferd med å dannes og etterfølgende endringer i pris anvendes en rekke andre kontekstuell informasjon:

• alle typer markedsundersøkelser av markedet, inkludert ikke bare egne, men også de som er hentet fra eksterne kilder;
• ulike kontrakter med motparter (kjøpere eller leverandører);
• spesiell normativ og referansedokumentasjon;
• tilleggsdokumentasjon som gjenspeiler eventuelle begrensninger eller forutsetninger (for eksempel inflasjon, valutakurser og andre data);
• minutter av møter holdt for diskusjoneventuelle versjoner av budsjettet, samt å inkludere alle typer arbeidskommentarer og kommentarer fra deltakere i prosessen (ofte sendes slike dokumenter mellom alle ansatte via e-post og lagres separat fra filer med budsjettinformasjon).

En bruker som arbeider med budsjettet iEthvert øyeblikk, om nødvendig, kan se gjennom noen av de ovennevnte dokumentene, da moderne teknologier for arbeidsflytautomatisering tillater det å gjøre dette uten noen lange søk.

Hvilke systemer bruker vi?

En av de vanligste programvareneløsninger som finnes i russiske selskaper, kan du ringe en kombinasjon av Microsoft Outlook-verktøy sammen med Microsoft Exchange Server. Den første søknaden, i prinsippet, sett på nesten hver datamaskin, mens Exchange Server blir ofte tatt for å bruke som en fullverdig e-postserveren. Til tross for at selskapene som allerede for en tid siden var innføringen av elektronisk dokument holdt, er slike programmer bare brukes som en plattform for e-post, etter noen sentraliserte innstillinger selv denne programvaren kan brukes som en helt funksjonell automatisering arbeidsflyt for nesten alle organisasjoner .

For øyeblikket er det russiske markedet fullt avdusinvis av ulike systemer, ved hjelp av hvilke et dokument management automatisering, og lignende programvare tilbyr ikke bare vestlig, men også innenlandske utviklere. Selv Microsoft, i tillegg til de ovennevnte programmene, tilbyr flere verktøy som Content Management Server eller SharePoint Portal Server.

Den kraftigste blant alle eksisterende systemerDet anses å være Documentum, men i utgangspunktet bruker bare store bedrifter en slik automatiseringsprosess. Dokumentasjonssirkulasjonen til enkelte selskaper er automatisert på grunn av programvarepakken Lotus Notes, men mange kaller det en slags "designer for programmerere", siden det er ganske vanskelig å lage et fullverdig system på grunnlag av dette.

Hva er forskjellene mellom russiske og vestlige systemer?

Hvis vi snakker om de viktigste forskjellene mellominnenlandske og utenlandske verktøy, de består av tilgjengelig skalerbarhet. For eksempel, hvis systemene fra vestlige utviklere kan fungere i stort sett alle operativsystemer, er de innenlandske utviklet hovedsakelig for bare en av dem, og dette er selvsagt ofte Windows. Vestlige systemer er konfigurert til å bruke noen DBMS. Slike begrensninger av russiske systemer kan i stor grad komplisere muligheten for å bygge integrerte løsninger på tvers av plattformer.

Når det gjelder funksjonalitet, er hovedforskjellenDet ligger i det faktum at i Vesten dokumentoproizvodstva automatisering og arbeidsflyt implementert flere programmer som kan utstedes under én merkevare, men målet for en rekke formål. For eksempel tilbyr Documentum flere separate produkter som brukes til full automasjon, samt integrasjon med ERP-systemer, støtte for design og arbeidsflyt, etc. Flertallet av programvare utviklet i Russland er rettet mot å løse et bestemt problem.

Det er også verdt å merke seg at den grunnleggende forskjellenligger i begge siders tilnærming til hva arbeidsflytautomatiseringssystemet er. Vestlige systemer tar sikte på å sikre full automatisering og etterfølgende støtte til ulike end-to-end forretningsprosesser som forekommer i organisasjonen, mens de fleste innenlandske programmer automatiserer bare visse funksjoner.

Kostnaden for vestlige systemer er omtrentvarierer fra $ 400 til $ 1000 for hver arbeidsplass, ikke inkludert kostnadene for implementering, programmer og utstyr som kreves for å sikre en normal elektronisk arbeidsflyt. Implementeringen selv koster ofte omtrent halvparten av den vanlige lisensprisen, siden programmer for automatisering av arbeidsflyt implementeres med forskjellige aksjer, men i noen situasjoner er prisen en størrelsesorden større. En av de vanskeligste er alltid prosjektet for finansiell dokumentasjon automatisering, fordi for slike prosjekter er implementeringsprisen ca 2-3 ganger høyere enn prisen på lisensene.

Innenlandske programmer selges til en pris$ 200-600 for hver arbeidsplass, og i tillegg er det tatt hensyn til kostnaden for tilleggsprogrammer og diverse utstyr. Til slutt utføres beregningen av komparative kostnader på omtrent samme måte som i vestlige systemer.

funksjoner

I de fleste tilfeller, somPrioriterte områder for automatisering er prosesser knyttet til harmonisering av dokumenter, for eksempel prosessen med innledende kompilering og videre implementering av budsjetter. Mange lag bruker imidlertid kontorautomatisering og dokumentbehandling, det vil si prosedyrene for registrering av utgående og innkommende dokumentasjon.

Innføring i det elektroniske systemet har ikkegrunnleggende forskjeller fra innføringen av andre automatiserte systemer, så det er bare verdt å markere de særegne egenskapene til dette prosjektet.

Opprette bedriftens lagring

Innføring av et dokumenthåndteringssystem iUansett etablerer visse bedrifts depot der du kan lagre all dokumentasjon. Den logiske strukturen til lagring, utvikling og videre implementering av sikkerhetsrutiner, samt dokument lagring hierarki krever maksimal nøyaktighet og må bli utført på et tidlig stadium av prosjektet.

Det bør tas hensyn til at lagringsfunksjonenkan utfolde seg i begynnelsen av designet, så i begynnelsen kan du flytte alle dokumenter fra de nåværende lagringsstedene til en enkelt bedriftens lagringsplass. På grunn av dette kan brukerne gjøre seg kjent med noen grunnleggende funksjoner i systemet, og lærer og bruker det parallelt. For å akselerere tilpasning av ansatte til de implementerte systemene kan det være gjennom bruk av servicefunksjoner som melding om endringer i dokumentasjonen, utseendet på nye dokumenter, etc.

Dermed er automatisering av arbeidsflyt krevd av enhver moderne bedrift, som søker å utvikle og forbedre sitt arbeid.